cadeaukaarten.nl

Zakelijk en fiscaal

Cadeaukaart personeel belastingvrij via de WKR

Werkgevers gebruiken de werkkostenregeling (WKR) om onbelast vergoedingen en verstrekkingen, zoals cadeaukaarten, aan personeel te geven. Hieronder de essentie voor de praktijk. Dit is algemene voorlichting, geen fiscaal advies.

Door de redactielaatst gecontroleerd

De WKR in het kort

Binnen de WKR heeft een werkgever een vrije ruimte: een percentage van de totale fiscale loonsom dat onbelast mag worden besteed aan vergoedingen en verstrekkingen. Cadeaukaarten kunnen daarbinnen worden aangewezen als eindheffingsloon en zijn dan voor de medewerker onbelast.

Blijft het totaal binnen de vrije ruimte, dan betaalt de werkgever geen eindheffing. Overschrijding kost 80 procent eindheffing over het meerdere.

Aandachtspunten in de praktijk

Wijs cadeaukaarten expliciet aan als eindheffingsloon binnen de WKR; dat gebeurt niet automatisch. Verwerk de kosten inclusief btw en houd rekening met de gebruikelijkheidstoets: extreem hoge verstrekkingen aan een individuele medewerker vallen mogelijk niet onder de WKR.

  • Aanwijzen als eindheffingsloon vóór verstrekken
  • Kosten inclusief btw verwerken
  • Gebruikelijkheidstoets in het oog houden
  • Administratie per medewerker en per moment bewaren

Wanneer wél extern advies

Voor een eenmalige eindejaarsattentie in normale bedragen is de WKR vrij eenvoudig. Bij grote bedragen, buitenlandse medewerkers of bijzondere constructies loont het overleg met een fiscalist of de Belastingdienst.

Veelgestelde vragen

Tot welk bedrag mag een cadeaukaart aan personeel onbelast blijven?

Er is geen vast bedrag per kaart. De grens is de totale vrije ruimte binnen je WKR, waarbij ook de gebruikelijkheidstoets meeweegt.

Geldt de WKR ook voor uitzendkrachten of zzp'ers?

Nee. De WKR geldt voor werknemers in dienstverband. Voor uitzendkrachten regelt het uitzendbureau; zzp'ers ontvangen een factureerbare vergoeding.

Wat gebeurt er bij overschrijding van de vrije ruimte?

Over het meerdere betaalt de werkgever 80% eindheffing. Dat kan alsnog voordelig zijn ten opzichte van bruto loonbetaling, maar reken het per situatie door en registreer alles zorgvuldig. Cijfers wijzigen per jaar; controleer ze bij de Belastingdienst.

Hoe verwerk ik de btw op cadeaukaarten voor personeel?

Boek de kosten inclusief btw in de WKR-administratie. Voor de btw geldt de single/multi-purpose voucher-regel: bij single-purpose is btw al bij uitgifte afgedragen, bij multi-purpose pas bij inwisseling. Zie ook de spoke over btw op cadeaukaarten.

Meer over zakelijk en fiscaal

Lees de complete pillar gids voor het volledige overzicht van dit onderwerp.

Naar de pillar zakelijk en fiscaal

Andere onderwerpen in deze pillar